4 dingen die je moet voorkomen wanneer je met een va samenwerkt

Gepubliceerd op 8 Juli 2018

Het samenwerken met een VA biedt tal van mogelijkheden voor ondernemers. Lekker de focus weer terug op bouwen aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf. Je kunt je weer concentreren op het binnenhalen van nieuwe leads of oude contacten weer contacteren.
 
Jij hebt daarom een VA ingeschakeld. Je hebt een plan van aanpak gemaakt en jullie gaan heel binnenkort beginnen met de samenwerking. Maar, wat zijn nu punten die je moet voorkomen tijdens de samenwerking met een VA?
 

1) Krappe deadlines stellen

Het stellen van zeer krappe deadlines kan je VA in de problemen brengen. Maak hier dus heel duidelijke afspraken over. Je VA heeft waarschijnlijk meerdere klanten en dus ook meerdere projecten naast elkaar lopen. Dit zorgt ervoor dat hij of zij gebonden is aan een strakke planning. Wanneer je last-minute graag iets bij je VA neerlegt, check dan altijd eerst even of het hem of haar ook uitkomt. Je wilt uiteraard niet dat je VA jouw klus moet afraffelen. Leg dus contact en probeer samen even te kijken wat een redelijke termijn is om een deadline vast te stellen. Op die manier kan je VA aandachtig aan het werk.
 

2) Het vaststellen van een aantal uur waarbinnen een project afgerond moet zijn

Dit punt komt heel vaak voor bij de samenwerking tussen ondernemers en VA’s. Veel ondernemers zijn gewend om de touwtjes in handen te nemen en dat is natuurlijk altijd goed. Maar, is het verstandig om zelf een uren-inschatting te maken voor de projecten die lopen? Stel je het volgende eens voor: je hebt een project liggen waarvan jij denkt dat er ongeveer 3 uur tijd in gaat zitten. Je hebt het zelf nog nooit gedaan maar je gevoel zegt gewoon dat 3 uur genoeg is. Nu zijn er twee opties. De eerste is dat je VA het niet afkrijgt binnen 3 uur maar het af gaat raffelen om zo min mogelijk in zijn of haar eigen tijd te werken. De tweede optie is dat je VA het in 1 uur geregeld heeft vanwege de jarenlange ervaring met iets.
In beide situaties kom jij er als ondernemer niet echt goed vanaf.
Een betere oplossing? Spreek bijvoorbeeld een aantal uren per week of maand af. Wanneer je VA op 75% van deze uren zit en jij stuurt een nieuwe opdracht, geeft je VA aan dat er nog maar 25% van de uren over is. Jij kunt dan bepalen of je deze maand een wat hoger bedrag betaald of dat je het hierbij laat. De meest eerlijke manier voor zowel jou als de VA.
 

3) Het vragen van te veel expertises van één VA

Veel ondernemers stellen zeer hoge eisen aan hun VA. Maar zeg nou zelf: is het logisch dat een VA uitblinkt in marketing, copywriting, administratie, websites bouwen, funnels bouwen en verzinnen en projectmanagement? Het is belangrijk om niet te vergeten dat iedereen zijn of haar expertise heeft. Test dus samen welke werkzaamheden je VA goed liggen. Zijn er zaken die jij echt wilt uitbesteden maar die niet zo goed passen bij je huidige VA? Vraag hem of haar dan naar contacten die dit wel makkelijk zouden kunnen oppakken. Het voordeel? Je kunt je VA laten schakelen met de andere VA en zo heb jij er minder zorgen om. Bijkomend zeer belangrijk voordeel: je weet zeker dat de juiste expertises van je VA benut worden en andere zaken bij een andere expert worden neergelegd.
 

4) Teveel communicatiekanalen gebruiken

Door de fantastische moderne technologie is het mogelijk om op honderden manieren met elkaar te communiceren. Heel fijn maar soms ook verwarrend. Veel VA’s hebben meer dan 5 verschillende klanten. Als die klanten allemaal 10 verschillende communicatiekanalen gebruiken, kan het weleens heel verwarrend worden. Spreek dus duidelijk af op welke manieren de VA het makkelijkst met je communiceert. Is dat via mail, what’s app, skype of een andere online tool? Leer jezelf dan aan om ook echt zoveel mogelijk via dit kanaal te communiceren. Zo weet je zeker dat jouw taken op een juiste manier ingepland worden en dit maakt het ook overzichtelijk om taken nog eens terug te zoeken.
 
Geniet van de samenwerking met je VA en probeer deze don’ts te voorkomen. Zo zal de samenwerking tussen jullie goed verlopen. Geef een nieuwe VA ook altijd even de tijd om te wennen aan jouw manier van werken en jouw bedrijf. Bij een indiensttreding bij een bedrijf wordt er immers niet voor niets een inwerkperiode gehanteerd. Dit zou je ook kunnen opperen bij je VA. Een redelijke termijn hiervoor is bijvoorbeeld 3 maanden. Na die 3 maanden evalueer je de werkzaamheden en kijk je wat er beter kan en of jullie samen verder gaan.
 
Door: Karlijn Visser
Karlijn Visser is Virtual Assistant en werkt samen met verschillende ondernemers aan het implementeren van online tools, social media marketing en allerlei andere klussen waar ondernemers geen tijd meer voor hebben www.karlijnvisser.nl

Wil je op de hoogte blijven van al het nieuws voor freelancers? En wil je de nieuwste opdrachten ontvangen binnen je vakgebied?
Meld je dan nu gratis aan!

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Elisa Salentijn

Elisa helpt met haar 20 jaar ervaring om communicatie op de rails te zetten en te houden.

blogger1

Manon Koster

Manon vindt communicatie het leukste vak dat er is! Daarom heeft zij zich ontwikkeld tot een echte allrounder.

blogger1

Anne Quaars

Als Branding Business Coach helpt Anne freelancers om zichzelf en hun bedrijf zó in de markt te zetten dat geen klant er meer omheen kan.

blogger1

Robin Peek

Robin 

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play