Timemanagement; 4 tips voor meer focus en productiviteit. | Freelancer.nl

Timemanagement; 4 tips voor meer focus en productiviteit.

Gepubliceerd op 15 Juli 2018

Iets meer dan een jaar geleden ruilde ik mijn vaste baan in voor het leven als freelancer. Doodeng natuurlijk, want voor jezelf beginnen is niet geheel zonder risico’s. Voor alsnog wegen die risico’s echter niet op tegen alle voordelen van het zzp-bestaan. Bovendien bestaat er zoiets als risicomanagement; de juiste maatregelen nemen om risico’s te ondermijnen. En daar wil ik het vandaag over hebben.
 

Werkontwijkend gedrag

Een van de grootste uitdagingen die ik het afgelopen jaar ben tegenkomen is efficiënt timemanagement en het behouden van focus. Ik heb er nogal een handje van om taken uit te stellen, zo lang en zo veel mogelijk. Zeker als het zaken betreft waar ik geen zin in heb, of zelfs een beetje tegenop zie (lees: rekeningen betalen & koude acquisitie). Tegelijkertijd kan ik mezelf volledig verliezen in een heel kleine taak met weinig prioriteit. Voor ik er erg in heb is het ineens ver na lunchtijd en heb ik de afgelopen zes uur besteed aan het vergelijken van lettertypes voor mijn visitekaartje. Die ik vervolgens niet eens laat drukken omdat ik daar als starter nog helemaal geen geld aan wil uitgeven.
 
De eerste weken als zzp’er was ik een beetje aan het lanterfanten. Na jarenlang in loondienst te zijn geweest, voelde ik me bevrijd; ik kon eindelijk doen en laten wat ik wilde (verdwalen op Facebook, Instagram of Pinterest), had geen sociale controle meer van die ene ijverige collega en geen manager meer die continue vroeg om een update. Die vrijheid voelde (en voelt!) heerlijk. Al snel ging ik me echter realiseren dat die collega en die manager ervoor zorgden dat ik gefocust bleef, op een effectieve manier met mijn tijd omging en mijn taken voltooide. Nu moest ik dat ineens zelf doen. En dat was moeilijk.
 
Ik ging inzien dat ik op deze manier nooit een stabiel inkomen zou genereren. Bovendien voelde ik me steeds vaker energieloos en onvoldaan aan het einde van de (werk-)dag. Inefficiënt omgaan met tijd en het verliezen van focus bleek mijn grootste risico; deadlines halen werd een grote uitdaging en ik raakte gedemotiveerd. Ik besloot op zoek te gaan naar een methode die me helpt om gefocust te blijven. Ik zag, vond en overwon en onder het mom van sharing is caring geef ik je vandaag graag een aantal tips & tricks zodat ook jij meer uit je werkdag kunt halen!
 

#1 Plannen en prioriteiten stellen

“Plannen is zonde van mijn tijd, ik kan die minuten veel beter besteden aan de research voor dat ene artikel dat morgen af moet.” Ik hoor het mezelf nog denken. Inmiddels weet ik echter wel beter; een planning creëert overzicht en rust en helpt me mijn deadlines te halen. Ik kan niet meer zonder!
 
Bij het maken van mijn planning maak ik onderscheid tussen een dag-, week- & maandplanning:
 
Maandplanning
In de laatste week van de maand maak ik altijd een uurtje vrij om vooruit te blikken op de volgende maand. Welke opdrachten (en bijbehorende deadlines) heb ik staan? Heb ik zakelijke afspraken? Haal ik mijn beoogde omzet of moet ik nog een opdracht binnen halen? Staat er een cursus gepland? Etc. Op basis daarvan creëer ik een overzicht waarbij ik onderscheid maak tussen ‘te doen’ (afspraken en deadlines die gepland zijn) en ‘doelen’ (wat ik zou willen bereiken aan het einde van de maand).
 
Weekplanning
Vervolgens maak ik iedere vrijdag een planning voor de komende week, waarbij ik iets gedetailleerder kijk naar de taken op mijn lijst. Heb ik bijvoorbeeld een grote opdracht die op donderdag vóór 14.00 aangeleverd moet zijn, dan knip ik die vaak op in kleine, overzichtelijke taken. Daarnaast plan ik mijn week in op basis van prioriteit van en interesse in een bepaalde klus. Het is belangrijk om moeilijke en/of vervelende taken af te wisselen met leuke en relatief gemakkelijke to-do’s. Op die manier voorkom je dat je gedemotiveerd raakt. Ik raad daarbij wel aan om altijd te beginnen met een vervelende klus, dan heb je die vast gehad en kun je jezelf daarna belonen door iets te doen waar je positieve energie van krijgt.
 
Dagplanning
En dan de dagplanning. Voor mij de allerbelangrijkste als het gaat om behouden van focus. Ik heb geen vaste werktijden, ik laat me altijd leiden door hoe ik me voel. Wat ik wel heb is een vaste indeling van mijn werkdag; een werkschema volgens de Pomodoro techniek. Daarbij knip je de dag op in kleine blokken van spanning en ontspanning: 25 minuten werken, 5 minuten ontspanning. Dat herhaal je 4 keer, dan las je een iets langere pauze in. Mijn dag ziet er over het algemeen zo uit:
 
  • 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 5 – 25
  • 15 min. pauze
  • 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 5 – 25
  • 45 min. pauze
  • 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 5 – 25
  • 15 min . pauze
  • 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 5 – 25
 
Ieder blok van 25 minuten besteed ik aan één taak, totdat ik die heb afgerond. De periode van 25 minuten is net lang genoeg om mijn focus te behouden. Dit weerhoudt me ervan om te “multitasken” en zorgt voor een verhoogde productiviteit. 
 
Naast een dagindeling in blokken/taken, heb ik ook een vaste tijdstip voor de dagelijks terugkerende zaken, zoals mailen, bellen en het doen van koude acquisitie. Mijn telefoon staat over het algemeen op ‘niet storen’ een mijn mailbox gaat pas open aan het einde van de dag. Tenzij ik een belangrijk telefoontje/mailtje verwacht natuurlijk.
 

#2 Ritme & energie

Soms werk ik van 6.00 – 15.00, andere dagen van 14.00 – 22.00 en soms besluit ik de dinsdag vrij te nemen en op zondag te werken. Wanneer ik werk laat ik daarbij afhangen van hoe ik me voel en het tijdstip waarop ik de meeste energie ervaar.
 
Over het algemeen ben ik ’s avonds het meest productief, dat is altijd al zo geweest. Een negen-tot-vijf-baan is daarom ook niets voor mij; ik heb kilometers koffie nodig en begin pas een beetje op gang te komen als de werkdag bijna voorbij is. Nu ik als zzp’er werk en heb geleerd om te luisteren naar mijn lichaam ben ik véél productiever en drink ik koffie alleen nog omdat ik het lekker vind.
 
Werken als freelancer geeft je de mogelijkheid om rekening te houden met jouw ritme, werktempo en energie, maak daar gebruik van!
 

#3 Work hard, play hard

Bij het maken van mijn planning, zorg ik ook altijd voor ontspanning in de vorm van sport en sociale afspraken. Daarnaast houd ik mijn weekenden zoveel mogelijk vrij van zakelijke taken. Als je voor jezelf werkt kun je 24/7 bezig zijn met je bedrijf, je wilt het immers tot een succes maken en als het goed is vind je je werk ook nog eens leuk om te doen. Toch is het belangrijk om hard werken af te wisselen met andere activiteiten. Op die manier zorg je ervoor dat je werk leuk blijft en bovendien leidt een goede balans tussen spanning en ontspanning tot een verhoogde productiviteit.
 

#4 Eindig positief

Niets is demotiverender dan de gedachte dat je hebt gefaald. Sluit je dag daarom altijd op een positieve manier af, ook als je niet alles van je to-do-list succesvol hebt voltooid. Morgen is er weer een dag. Focus op alle taken die je wél hebt volbracht en de resultaten die je hebt behaald. Het kan helpen om je dagplanning te maken op basis van een checklist en aan het einde van de dag alles af te vinken wat je hebt gedaan. Bij ieder vinkje dat je zet, maakt je lichaam een beetje dopamine aan. Je zult merken dat je met een voldaan gevoel de dag afsluit en gemotiveerd aan de volgende dag begint.
 

Timemanagement werkt!

Met een goede planning creëer je overzicht, rust en de juiste balans tussen spanning en ontspanning. Je zult merken dat je productiever wordt en jouw focus langer behoudt, minder stress ervaart en na een werkdag écht kunt ontspannen.
 
 
Maaike
V mediagroep
www.vmediagroep.com

Wil jij op de hoogte blijven van nieuws voor freelancers? En wil je de nieuwste opdrachten ontvangen binnen je vakgebied?

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Elisa Salentijn

Elisa helpt met haar 20 jaar ervaring om communicatie op de rails te zetten en te houden.

blogger1

Manon Koster

Manon vindt communicatie het leukste vak dat er is! Daarom heeft zij zich ontwikkeld tot een echte allrounder.

blogger1

Robin Peek

Robin Peek is dagelijks bezig met het vergaren van kennis met betrekking tot zoekmachine optimalisatie en contentmarketing. 

blogger1

Anne Quaars

Als Branding Business Coach helpt Anne freelancers om zichzelf en hun bedrijf zó in de markt te zetten dat geen klant er meer omheen kan.

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play