8 tips voor een succesvolle, inspirerende bijeenkomst.

Gepubliceerd op 2 Februari 2018

Ook als freelancer zal je weleens een evenement of bijeenkomst moeten organiseren. Het organiseren van een zakelijke bijeenkomst kan soms lastig zijn. Je wilt je gasten de best mogelijke ervaring geven. Een slecht georganiseerde bijeenkomst heeft niet de gewenste uitstraling en is verspilde tijd, geld en moeite. Ik bezocht de afgelopen jaren veel bijeenkomsten en de ene was leuker en beter dan de andere. Volg deze tips voor een succesvolle en inspirerende bijeenkomst waar je gasten nog lang over napraten.
 

1) Hoe raak je mensen en hoe houd je de aandacht vast?

Een evenement is emotie. Raak mensen door verhalen te (laten) vertellen, de boodschap beklijft dan beter. Een inspirerende spreker weet zijn publiek met zijn verhaal bij de keel te grijpen.
 

2) Wat is het doel van de bijeenkomst?

Zorg dat het doel van de bijeenkomst van tevoren helder is. Communiceer dit duidelijk binnen de organisatie van je evenement en naar je doelgroep toe.
 

3) Wie zijn je deelnemers?

Weet je wie er in de zaal aanwezig zijn? Een publiek van burgemeesters en hoge ambtenaren vraagt een andere benadering dan een publiek van louter risicomanagers. Welke benadering werkt het beste voor jouw publiek?
 

4) Wat boeit je doelgroep/deelnemers?

Is je onderwerp van voldoende belang voor je doelgroep?  Toets dit vooraf. Maak een belronde bij je doelgroep en vraag of het hoofdthema goed aansluit op de actualiteit en de beleving van de potentiële deelnemers. Zo niet, pas het aan.
 

5) Wat zijn de doelen van je deelnemers?

Vraag je deelnemers vooraf wat hun doelen zijn voor deze bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? In welke informatie zijn ze geïnteresseerd?
 

6) Verwachtingenmanagement.

Communiceer vooraf welke thema’s of knelpunten er aan de orde worden gesteld, welke sprekers er komen en hoe ze bijdragen aan de oplossing van het knelpunt of de inzichten die het publiek heeft. Maak ook duidelijk waarom het van belang is dat je doelgroep hier aanwezig is. Wordt er een belangrijke beslissing genomen? Wordt er kennis gedeeld? Zijn er interessante netwerkmogelijkheden?
 

7) Hoe bouw je de spanning op naar je evenement toe?

Stuur jouw doelgroep in de weken voorafgaand aan het evenement prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het thema van de bijeenkomst. Laat je doelgroep reageren, zodat er vooraf al interactie ontstaat (via linkedin, social media). Zo kun je op basis hiervan zelfs je sessies inhoudelijk optimaliseren en je creëert buzz op het internet waardoor je twijfelaars over de streep trekt zich toch in te schrijven.
 

8) Is er voldoende tijd om te netwerken?

Als je tijd maakt om te netwerken, zorg dat er ook tijd is waar deelnemers met elkaar kennis kunnen maken, juist op persoonlijk niveau. Dit kun je doen door het evenement te starten met de vraag of alle bezoekers zich willen voorstellen aan de persoon naast hem of haar. Start daarna pas met het programma. Net als bij freelancers is netwerken voor iedereen belangrijk, dus ruim daar voldoende tijd voor in.

Door: René Gelderblom

www.storievents.nl
Storievents is dé schakel in het koppelen van bedrijfsverhaal en evenement. What’s Your Story?


Wil je op de hoogte blijven van al het nieuws voor freelancers? En wil je de nieuwste opdrachten ontvangen binnen je vakgebied?
Meld je dan nu gratis aan!

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Elisa Salentijn

Elisa helpt met haar 20 jaar ervaring om communicatie op de rails te zetten en te houden.

blogger1

Manon Koster

Manon vindt communicatie het leukste vak dat er is! Daarom heeft zij zich ontwikkeld tot een echte allrounder.

blogger1

Anne Quaars

Als Branding Business Coach helpt Anne freelancers om zichzelf en hun bedrijf zó in de markt te zetten dat geen klant er meer omheen kan.

blogger1

Robin Peek

Robin helpt ondernemers meer resultaat te behalen met internet. Hij werkt hierbij o.a. met SEO, Google Analytics en E-mailmarketing. robinpeek.nl

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play