Hoe zet je je administratie op als startende freelancer?

Gepubliceerd op 1 Oktober 2018

Ben je net voor jezelf begonnen als freelancer, ga je dit binnenkort doen of zit je eraan te denken om als zzp’er aan de slag te gaan? Dan zijn er verschillende dingen die je moet regelen. Een van die onderdelen is het opzetten van een administratie. Hoe je dat doet lees je in dit artikel.

Wat is een administratie?

Een administratie is een verzameling van alle gegevens van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan je bonnetjes, rekeningen en facturen. Maar de gegevens van je klanten en leveranciers, of de kilometers die je voor je bedrijf rijdt.

Waarom een administratie?

Je bent, als je voor jezelf werkt, verplicht om een administratie bij te houden. De Belastingdienst moet namelijk bij een controle kunnen checken wat de financiële gegevens van je bedrijf zijn. Dan moet je dus kunnen bewijzen hoeveel winst, of verlies, je bijvoorbeeld hebt gemaakt.
Daarnaast kun je als freelancer gebruikmaken van diverse fiscale regelingen. Misschien ken je de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek? Zo zijn er verschillende regelingen waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Dit kan je wel duizenden euro’s per jaar aan belasting besparen. Maar dan moet je wel een goede administratie hebben om aan te kunnen tonen dat je recht hebt op die regelingen.

Administratie of boekhouding

Het financiële stuk van je administratie heet ook wel de boekhouding. Dit is vaak het belangrijkste gedeelte van de administratie. Boekhouding en administratie wordt ook vaak door elkaar gebruikt, maar in principe is een administratie wat ruimer dan een boekhouding. Je agenda kan bijvoorbeeld een onderdeel zijn van je administratie, maar is geen onderdeel van je financiële administratie, je boekhouding dus.

Hoe maak je een administratie?

Er zijn verschillende manieren om een administratie bij te houden. Vroeger werd dit met de hand gedaan, met pen en papier dus. Alles werd in boeken, mappen en kasten bijgehouden. Je hebt misschien ooit de bakken met kaarten en mappen gezien. Tegenwoordig is dat gelukkig niet meer zo. Je doet je administratie via je computer, tablet of mobiel.

Excel

Een handige manier om je administratie te doen is via Excel, of een vergelijkbaar programma. Je kunt dan al je gegevens in een bestand bij elkaar zetten. In de verschillende tabbladen zet je bijvoorbeeld dan je klanten/relaties, ontvangen facturen en rekeningen, en verzonden facturen. Het nadeel van zo’n Excel-bestand is dat je alles zelf moet regelen. Aan de andere kant heb je dan wel zelf alles in de hand. Als je de tijd (en zin) hebt om je hele administratie zelf bij te houden, of als je administratie nog niet zo groot is, kun je dit prima in Excel.

Boekhoudpakket

Je kunt ook een boekhoudpakket aanschaffen. Je downloadt dan een administratie, of koopt een cd/dvd. Deze administratie is dan al een heel eind ingericht. Jij hoeft alleen nog maar alle gegevens in te vullen. Dit is alleen niet echt meer van deze tijd, maar voor sommigen werkt het nog prima. Je betaalt dan echter voor iets dat je vaak ook gratis kunt downloaden. Als je op internet even zoekt, zijn er diverse Excel-boekhoudingen te vinden waar je niet voor hoeft te betalen.

Online boekhouden

Een andere mogelijkheid is om je hele administratie online te doen. Je maakt dan gebruik van een online boekhoudprogramma. Er zijn verschillende varianten, van heel uitgebreid tot heel klein. Ook de prijs verschilt natuurlijk per leverancier. Het voordeel van online boekhouden is dat je altijd bij je administratie kan en dat je gegevens veilig in de cloud opgeslagen zijn.

Boekhoud-app

Sommige pakketten hebben zelfs een app voor je administratie. Met deze app kun je op je smartphone of tablet je financiële gegevens zien, of heel handig een bonnetje in je administratie zetten. Je maakt dan een foto van je bonnetje of rekening en upload deze direct naar je administratie. Zo hoef je niet alle gegevens handmatig in je administratie te typen.

Wat zet je in je administratie?

Wat moet je allemaal in je administratie bijhouden? Voor de Belastingdienst moet je je financiële gegevens in een duidelijk overzicht hebben. Daarin moet je bijvoorbeeld bijhouden:
  • Ontvangen facturen
  • Verstuurde facturen
  • Afschriften van je bank
  • Voorraad (als je die hebt)
Daarnaast kun je bijvoorbeeld een rittenadministratie bijhouden. Hiermee hou je al je zakelijke kilometers bij. Je zakelijke kilometers kun je namelijk als kosten opgeven, waardoor je weer minder belasting hoeft te betalen.

Uren bijhouden

Zoals ik net al aangaf kun je als freelancer gebruikmaken van verschillende regelingen. Vaak moet je dan wel een ‘echte’ freelancer zijn, dus niet eentje die het er maar een beetje bij doet. Je moet minstens 1.225 uur aan je bedrijf besteden. Dit heet het urencriterium. Je moet kunnen bewijzen dat je meer dan 1.225 uur voor je bedrijf hebt gewerkt. Deze uren kun je met de hand bijhouden in je agenda, of in je Excel-bestand. Of je maakt gebruik van een boekhoudprogramma met urenregistratie. Dan heb je alles meteen bij elkaar.

Kies jouw manier

Wat is voor jouw de beste manier om je administratie bij te houden? Dat ligt eraan wat je wil. Een administratie in Excel is gemakkelijk opgezet en vaak gratis. Je moet echter wel zelf wat kennis van boekhouden hebben én je bent er meer tijd mee kwijt. Een online boekhoudprogramma neemt je veel werk uit handen, je kunt je administratie automatiseren en zo bespaar je veel tijd. Het kost je alleen wel geld. Als je dat ervoor over hebt, is online boekhouden zeker iets waar je naar kunt kijken.

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Elisa Salentijn

Elisa helpt met haar 20 jaar ervaring om communicatie op de rails te zetten en te houden.

blogger1

Manon Koster

Manon vindt communicatie het leukste vak dat er is! Daarom heeft zij zich ontwikkeld tot een echte allrounder.

blogger1

Anne Quaars

Als Branding Business Coach helpt Anne freelancers om zichzelf en hun bedrijf zó in de markt te zetten dat geen klant er meer omheen kan.

blogger1

Robin Peek

Robin helpt ondernemers meer resultaat te behalen met internet. Hij werkt hierbij o.a. met SEO, Google Analytics en E-mailmarketing. robinpeek.nl

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play