Administratie - zelf doen of uitbesteden?

Gepubliceerd op 8 Oktober 2018

Bewaar jij al je bonnen in een schoenendoos?
 
Als freelancer ben je verantwoordelijk voor je eigen boekhouding. Hoe je dit aanpakt, is je eigen keuze. Je kunt alles zelf doen, een boekhouder inhuren, of je kunt ervoor kiezen een deel van je boekhouding uit te besteden – bijvoorbeeld de jaarlijkse belastingaangifte. Uiteraard moet je er goed over nadenken wat bij jou en bij je bedrijf past.
 
Ben je goed met cijfers en heb je je papieren goed op orde – dan lukt het je waarschijnlijk prima je administratie zelf te doen. Heb je er echt geen talent voor of heb je het zo druk met je “echte” werk dat je er gewoon niet aan toe komt – dan zou een boekhouder je een hoop tijd en kopzorgen kunnen besparen.
 
Toch heb je altijd zelf de eindverantwoording voor je eigen administratie! Het is belangrijk dat je altijd weet hoe je er financieel voorstaat. En ook een boekhouder waardeert het als je al je bonnen en facturen netjes op orde aanlevert.
 
Schep orde in de chaos!
 
Een goed systeem is het halve werk. Heb je dat nog niet, plan dan één dag in de nabije toekomst in, wanneer je al je papieren gaat uitzoeken en ordenen. Deze simpele tips kunnen je daarbij een heel eind op weg helpen:
 
-Bewaar al je facturen bij elkaar:
Je kunt ze uitprinten en netjes op volgorde in een map doen, of je kunt ze digitaal bewaren. Maak dan ook een aparte map op je computer, waar je alle facturen van één kalenderjaar in doet.
 
-Bewaar al je bonnetjes bij elkaar:
Hoe je dat doet, maakt niet zo veel uit. Zelfs de legendarische schoenendoos is toegestaan. Het is alleen belangrijk dat je alle bonnen zo bewaart dat je ze onmiddellijk kan vinden. Heb je veel uitgaven dan kan het handig zijn die in meerdere categorieën in te delen (reiskosten, kantoorkosten, etc.). Gebruik dan een map met meerdere vakjes of een aantal enveloppen in je schoenendoos. Koop je veel online, print dan ook weer alle rekeningen uit of bewaar ze in een aparte map op je computer.
 
-Berg alle overige papieren, op in een grote map met tabbladen:
Hou alles wat belangrijk is voor je bedrijf netjes bij elkaar. Hiertoe behoren je bankafschriften, je btw-aangifte en alle gegevens over contracten, verzekeringen, abonnementen etc.
 
-Gooi tenslotte alles weg wat niet (meer) belangrijk is!
 
Hou je administratie bij!
 
Heb je eenmaal al je papieren op orde, dan is het makkelijk je administratie zo bij te houden dat het niet weer een chaos wordt:
 
-Plan regelmatig tijd in (in je agenda!) voor je administratie:
Eén uur per week is geen overbodige luxe. Ga door al je post en papieren die toch zijn blijven liggen. Berg op wat je moet bewaren, gooi weg wat niet (meer) belangrijk is. Betaal je rekeningen!
 
-Open al je post meteen!
Zo voorkom je dat je belangrijke dingen over het hoofd ziet. Is het iets wat even kan wachten? Leg het dan in je postvak “in” en verwerk het op je eerstvolgende “administratie-uur”.
 
-Berg al je eigen facturen en bonnetjes onmiddellijk op in de daarvoor ingestelde mappen:
Als je jezelf traint deze nooit meer te laten slingeren ontstaat er ook geen rommel meer. Berg ze meteen op volgorde op, dan hoef je ze later niet meer te sorteren.
 
-Kijk regelmatig op je bankrekening!
Zorg ervoor dat je altijd weet hoe je er financieel voorstaat, dan kom je nooit meer voor verrassingen te staan.
 
-Hou je uren bij:
Je kunt hiervoor een Excel-bestand maken waar je elke dag invult hoe veel uren je hebt gewerkt. Of je schaft gewoon aan het begin van het jaar een aparte agenda van papier aan en schrijft elke dag je op hoe veel je hebt gewerkt. Vermeld ook kort wat je hebt gedaan. Tel je uren aan het einde van de maand op.
 
Toch maar een boekhouder?
 
Wil je je administratie toch liever uitbesteden? Denk dan eerst goed na voor welke diensten je iemand zou willen inhuren en wat je van je boekhouder verwacht.
 
Uiteraard gaan we er van uit dat iedere boekhouder verstand heeft van zijn vak. Toch is zo maar de eerste beste in dienst nemen geen goed idee. Een goede tip die ik ooit heb gekregen was: “Als je ervoor kiest een boekhouder in te huren, maak dan kennis met meerdere mensen, en kies degene met wie je een goede klik hebt!”
 
Vraag andere freelancers in je kennissenkring, wie er een boekhouder heeft die hij kan aanbevelen. Maak dan met een paar van deze mensen een afspraak om vrijblijvend kennis te maken. Informeer naar hun werkwijze, welke diensten ze aanbieden, en wat hun tarieven zijn.
 
Ik heb op deze manier de keuze gemaakt voor iemand die een paar Euro duurder was dan de andere kandidaat, omdat hij betrokkenheid toonde en meedacht met mij en mijn bedrijf. Ik maak alleen maar één keer per jaar gebruik van zijn diensten – voor de jaarlijkse belastingaangifte – maar in de prijs hiervoor zit als extra service inbegrepen dat ik hem het hele jaar door kan bellen met alle boekhoudkundige vragen.
 
Vooral aan het begin van mijn carrière als freelancer was dit voor mij een enorme steun in de rug, en ik heb dit altijd als een goede investering ervaren.

Ute de Vries
Freelance vertaler Duits – Engels – Nederlands
www.fromwordtowordtranslations.com

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Elisa Salentijn

Elisa helpt met haar 20 jaar ervaring om communicatie op de rails te zetten en te houden.

blogger1

Manon Koster

Manon vindt communicatie het leukste vak dat er is! Daarom heeft zij zich ontwikkeld tot een echte allrounder.

blogger1

Anne Quaars

Als Branding Business Coach helpt Anne freelancers om zichzelf en hun bedrijf zó in de markt te zetten dat geen klant er meer omheen kan.

blogger1

Robin Peek

Robin helpt ondernemers meer resultaat te behalen met internet. Hij werkt hierbij o.a. met SEO, Google Analytics en E-mailmarketing. robinpeek.nl

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play