4 belangrijke punten om te bespreken als je samen gaat werken met een va

Gepubliceerd op 24 Mei 2018

Geweldig, je hebt een fijne VA gevonden! Hopelijk wordt je lange to-do-list heel snel een stuk korter. Na een live ontmoeting of een levendige Skype-sessie zijn jullie er allebei van overtuigd: er is een match. Maar nu, hoe gaan jullie beginnen met samenwerken? Jullie spreken af dat jij aan de gang gaat met een prioriteitenlijstje. Je maakt een lijstje met dringende zaken waarmee de VA kan gaan starten.
 
Maar, ik kan het niet vaak genoeg zeggen: maak duidelijke en goede afspraken! Ik benoem graag 4 terreinen met je die je echt moet bespreken bij een beginnende samenwerking met een VA.
 

1. Takenpakket van de VA

Veel ondernemers werken samen met een team. In dat team zitten veelal andere freelancers. Misschien werk je bijvoorbeeld met een boekhouder en een webdeveloper en wellicht nog andere freelancers.
Wanneer het team vrij groot is, heb jij als ondernemer iets minder overzicht over alle lopende taken en onderlinge contacten. Dit kan natuurlijk héérlijk zijn, op deze manier heb jij minder zorgen. Maar, spreek met de VA duidelijk af wie hem of haar taken kunnen toesturen. Krijgt de VA alleen taken doorgespeeld via jou? Of krijgt de VA taken vanuit verschillende hoeken?
Zo hebben jullie beiden duidelijkheid. Communiceer je wensen ook naar de rest van het team. De ervaring leert dat iedereen graag gebruik maakt van een beetje extra ondersteuning. Om niet voor verrassingen te komen, is het verstandig om hier duidelijke afspraken over te maken.
 

2. Tijdschrijven

Bepaal van te voren hoe gedetailleerd de VA zijn of haar uren moet registreren. Zoveel mensen, zoveel wensen. Een VA is gewend om met verschillende klanten te werken en zal zich dus graag aanpassen aan jouw wensen. Aangezien jij de opdrachtgever bent, bepaal jij hoe je dit onderdeel graag ingevuld ziet. Je kunt bijvoorbeeld om een zeer gedetailleerd overzicht van tijdschrijven vragen. De VA heeft hier vast en zeker een mooie tool voor, zoals bijvoorbeeld Toggl.
Je kunt uiteraard ook een aantal categorieën aangeven. Op deze manier krijg je ook een duidelijk overzicht van hoeveel de verschillende taken aan tijd en geld kosten.
Heb je een vast aantal uren afgesproken? Werkt de VA bijvoorbeeld 10 uur per maand voor je? Vraag hem of haar om dan ook duidelijk aan te geven wanneer 75% van het urenaantal is gebruikt. Zo weet jij precies waar je aan toe bent.
 

3. Vertrouwelijkheid en gegevens

Je geeft je VA waarschijnlijk toegang tot enkele systemen en verschillende wachtwoorden. Uiteraard is het goed om te checken hoe je VA de gegevens opslaat en instaat voor de veiligheid ervan. Sommige VA’s werken daarnaast ook nog samen met hun eigen VA. Maak duidelijke afspraken over deze samenwerkingen. Heb jij er bezwaren tegen dat er andere mensen met jouw gegevens werken? Geef dit dan vooral aan, je hebt natuurlijk niet voor niets een keus gemaakt voor een VA! Je VA kan hier rekening mee houden en kijken of het dan haalbaar is om voor je te blijven werken. Het gaat er uiteindelijk om dat jij je geen zorgen hoeft te maken en weet dat je werkzaamheden in goede handen zijn.
 

4. Timing en deadlines

Deadlines, heel belangrijk om ook die duidelijk te bespreken en aan te geven. Aangezien een VA voor meerdere klanten werkt, is het belangrijk om werkzaamheden zo goed mogelijk in te kunnen plannen. Jij kunt hierbij helpen door zoveel mogelijk aan te geven welke werkzaamheden echt vandaag/deze week/deze maand moeten. Dit helpt je VA om een goede planning te maken.
Heb je een spoedklusje? Vraag de VA of hij of zij er misschien tijd en ruimte voor heeft. Zo niet, dan heb je helaas pech op dat moment.
Ook goed om te checken: wat is de beste en snelste manier om contact op te nemen met je VA? Sommige VA’s geven er de voorkeur aan om te communiceren via één kanaal. Bijvoorbeeld via What’s app of e-mail. Zo zijn alle klussen duidelijk op één plek terug te vinden.
 
Maak dus duidelijke afspraken met je VA en schroom niet om dingen op papier te zetten. Jullie runnen allebei een onderneming en het is dus helemaal niet gek om dingen schriftelijk vast te leggen. Zo voorkom je problemen, onduidelijkheden of verkeerde interpretaties. Door bovengenoemde afspraken te maken, weten jullie beiden waar je aan toe bent.
Daarna kun je echt genieten van een onbezorgde samenwerking met je VA.
 
Door: Karlijn Visser
Karlijn Visser is Virtual Assistant en werkt samen met verschillende ondernemers aan het implementeren van online tools, social media marketing en allerlei andere klussen waar ondernemers geen tijd meer voor hebben www.karlijnvisser.nl

Wil je op de hoogte blijven van al het nieuws voor freelancers? En wil je de nieuwste opdrachten ontvangen binnen je vakgebied?
Meld je dan nu gratis aan!

U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.

Reacties

Er zijn nog geen reacties op deze blog.

Experts

blogger1

Yvonne Horsselenberg

Yvonne is freelance tekstschrijver en bedrijfsblogger. Ze schrijft teksten voor websites, vakbladen en nieuwssites. 

blogger1

Dani van Herk

Dani is een freelance video editor, sound design en schrijver. Zij is gek op het vertellen van verhalen en heeft hier dan ook haar beroep van gemaakt.

Download de gratis Freelancer applicatie

Available on the App Store
Available on Google Play