Online shinen: hoe doe je dat?

Hoor jij nou ook vaak terug van mensen dat online vergaderingen zo vreselijk vermoeiend zijn? Middenin de tweede Coronagolf werken we weer zoveel mogelijk vanuit huis. Dus onze overleggen gaan weer online. 

Inmiddels hebben veel organisaties hun video-overlegsoftware op orde. In de publieke sector wordt vooral Webex gebruikt. De commerciële sector gebruikt MS Teams en ondernemers onderling gebruiken Zoom. 

Ik help organisaties om hun overleggen tot een succes te maken. Ook als ze nu online zijn. In dit blog deel ik een paar essentiële inzichten met je over hoe jij het beste uit je overleg kunt halen. 

Besteed aandacht aan je setup

Ik zie dit vaak fout gaan. Mensen zitten niet goed belicht voor de camera. Ga zoveel mogelijk met je gezicht naar buiten zitten. Is het licht slechter? Zorg dan voor een aparte, ‘professionelere’ webcam. Die zorgt dat je beter in beeld komt. Denk ook aan je branding: is je logo in beeld, bv. op je achtergrond? Of in je naam? Ik zet vaak “Debbie | Studio Steenpaal” als naam.  

Doe een online overleg anders dan offline

Als je doet wat je altijd al doet, krijg je wat je altijd kreeg. Overleggen is meestal helemaal niet leuk. En online wordt het er echt niet beter op. Bereid je overleg beter voor, denk na over de werkvormen die je wilt inzetten. Denk na over pauzes, over breakouts, over de manier waarop je mensen aangehaakt houdt. En geef beurten i.p.v. het stellen van een open vraag. 

Zorg voor constante engagement (en doe dat in golven)

Wist jij met hoeveel mensen een overleg het effectiefst is? Dat is met 4 man. Alles daarboven zorgt voor ruis en inefficiëntie. Maar als je dan toch de tijd van meer mensen ‘kaapt’, zorg er dan voor dat ze aangehaakt blijven bij jouw verhaal. Dat doe je door regelmatig vragen te stellen aan je publiek. En hen echt te betrekken. 

1. - Geef bij je introductie aan hoe je wilt dat mensen reageren: in de chat, mogen ze je onderbreken of gebruiken ze de ‘raise hand’ functie. Of heb je liever dat ze hun evt. vragen opsparen (zou ik niet snel doen). 
2. - Eerste golf: even uittesten of men de manier van interactie kunnen inzetten, Ik vraag vaak: “Zet in de chat waarvandaan je vandaag inbelt”. 
3. - Tweede golf: een wat meer inhoudelijke vraag: Wat zijn jouw ervaringen met xxxxx? Zet mensen daarvoor in breakoutrooms met tweetallen en doe dat 3 minuten. Haal na terugkomst even de oogst op door te vragen wat opviel. 
4. - Derde golf: Tijd voor jouw verhaal, jouw inhoud. Houd tussendoor mensen aangehaakt door simpele en gesloten vragen te stellen, bv. wie doet dit al? Zorg dat je minimaal elke 5 minuten een dergelijke vraag stelt. 
5. - Vierde golf: tijd voor wat meer inhoud. Je kunt nu de wat inhoudelijke vragen stellen: hoe denken mensen erover? Welke vragen leven er nog? 
6. - Vijfde golf: deze is optioneel. Je vertelt je verhaal zodat er anderen er wat mee kunnen of moeten doen. Je kunt nu door door te vragen mensen in de actiestand krijgen: wat kun jij er nu aan doen? Hoe kun jij hieraan bijdragen? Zo zet je mensen in de actiestand. 

Oh ja, ik verzamel werkvormen die (voor je) werken. Wil jij er één met me delen? Geef ze door op debbie@studiosteenpaal.nl. In ruil daarvoor krijg je er een uit mijn bibliotheek.