Voor een virtueel assistent is communicatie de basis!

Als Virtueel Support werk ik - net zoals een gewone werknemer op kantoor - met documenten en informatie van het bedrijf. En net zoals je als werknemer netjes en voorzichtig met bedrijfsinformatie omgaat, doe ik dat als Virtueel Assistente ook. Het enige verschil is, dat ik voor diverse opdrachtgevers werk en dus met verschillende informatie en werkwijze te maken heb.

Bedrijfsgegevens

Voor mij is het een vanzelfsprekendheid om discreet en met de nodige vertrouwelijkheid met bedrijfsgegevens om te gaan maar In mijn opdrachtbevestiging maak ik er toch een aparte vermelding van. Discretie – zwijgen, geheimhouding – moet een belangrijke eigenschap van een Virtueel Assistente zijn. Omdat je op afstand werkt, kan het voor een opdrachtgever moeilijk zijn om erop te vertrouwen dat de werkzaamheden goed uitgevoerd worden of dat er wel met de nodige voorzichtigheid met gegevens wordt omgegaan. Vooral oudere opdrachtgevers hebben er wat meer moeite mee dan de jongere opdrachtgever die inmiddels meer bekend is met online werken en online ondersteuning. Het is een kwestie van kleine stapjes en van wennen aan elkaar. Als opdrachtgever sta je toch ook niet continue naast je nieuwe medewerker om te controleren of het allemaal gaat zoals je wenst?  

Vormen van Overleg

Omdat ik als Virtueel Assistent niet tegenover je op kantoor, niet op een andere afdeling of in hetzelfde gebouw zit, lijkt het lastiger om even te overleggen. Lijkt. Ik schrijf het bewust cursief, omdat overleg met een Virtueel Assistent in de praktijk niet zoveel anders is als overleg met je collega in hetzelfde gebouw. Sterker nog, het bespaart je vaak een heleboel tijd omdat je veel effectiever overleg hebt. Het vraagt alleen een andere werk- en denkwijze.

Allereerst werk ik met mail. In tegenstelling tot vele theorieën waarin je de mailbox niet direct moet openen als je gaat werken, is het voor mij mijn levensader. Zodra de computer is opgestart, screen ik in een vaste volgorde de mailboxen die ik beheer. Ik reageer op zaken die ik binnen 1-2 minuten kan afhandelen en alle acties noteer ik in het werkblok wat ik heb vastgelegd voor de betreffende klant. Een dringende vraag per mail kan je écht niet negeren en opzijschuiven tot later op de dag (of de week..!) omdat de klant dán pas ingeroosterd staat.

Betrokkenheid

Daarnaast werk ik veel met Skype. Mijn relaties weten dat ik in de ochtend tussen bepaalde tijdstippen vrij benaderbaar ben. Even snel een vraagje of een toelichting is dan nóg sneller dan een mailtje. Daarna gaat Skype op ‘niet storen’ maar ben ik in geval van nood wel bereikbaar. Ook plan ik op regelmatige tijden met mijn opdrachtgevers een overleg in. Soms werkt de opdrachtgever al op deze manier en gaat het heel natuurlijk, bij andere opdrachtgevers neem ik de mogelijkheid voor een Skype-overleg mee in mijn offerte. Het is voor sommigen toch even wennen dat Skypen. Maar even rustig bijpraten over voortgang, de werkzaamheden en zaken in het algemeen zorgt ervoor dat je als Virtueel Assistent meer betrokken raakt en dus veel meer kunt betekenen voor het bedrijf.

Notuleren door een Virtueel Assistente?

Skype is overigens een geweldig effectieve manier om te vergaderen! Hoe naar het ook klinkt, het scheelt enorm veel tijd omdat er minder ‘gekletst’ wordt vooraf, tijdens en na de vergadering. Men is zich bewust van het vergaderen en is veel meer to-the-point. Op deze manier worden vergaderingen veel korter, blijven ze veel meer hangen en bespaar je enorm veel (reis)tijd. Via Skype notuleer ik voor verschillende bedrijven de vergaderingen en overleggen, zie ik toch alle medewerkers en voel ik mij echt een lid van het team!

WhatsApp voor korte vragen

Als ik weet dat mijn opdrachtgever onderweg is of niet op kantoor, is WhatsApp ook een uitkomst voor korte vragen of een simpel ‘ja’ of ‘nee’. Ik maak hier tevoren duidelijke afspraken over want je komt met WhatsApp wel heel erg in de persoonlijke sfeer van iemand. Ik gebruik het liever niet als wel maar soms ontkom je er niet aan.

Natuurlijk zijn er allerlei andere vormen van contact en communicatie mogelijk. Als het om een kortstondig project gaat, is een enkele mail met een eenmalig Skypegesprek voldoende om uit de voeten te kunnen. Bij andere langdurige projecten staat er wekelijks een contactmoment in de agenda. Geen enkele opdrachtgever is immers hetzelfde. En dat maakt het werk van een Virtueel Assistent zo boeiend en afwisselend! 

Door: Mirjam Polman
http://www.virtueelsupport.nl/

Virtueel Support werkt incidenteel én structureel voor drukke ondernemers en zorgt dat lastige stapeltjes verwerkt worden, waardoor er niet alleen ruimte op het bureau maar ook in het hoofd ontstaat.