Elise

Directiesecretaresse bij het Ministerie van Defensie

Directiesecretaresse voor de Directeur Operaties en vervangend voor Plaatsvervangend Directeur Operaties. Hierbij zorg ik voor een geordende en praktische agenda, ben ik de schakel voor tekenstukken, scan ik deze op onjuistheden of ontbrekende informatie en zorg ik dat deze gecorrigeerd worden alvorens het stuk ter tekening wordt voorgelegd aan de Directeur. Ook houd ik facilitaire zaken als kantoorvoorzieningen, relatiegeschenken, en lief- en leed geschenken bij en voorzie ik tijdig van voldoende voorraad. Ik ondersteun de collega’s van de directie bij ad-hoc (agenda)verzoeken en oriënteer mezelf op problemen die in het gebouw spelen en kijk of ik deze problemen, met hulp van collega’s, kan oplossen voor een betere en fijnere werkomgeving.

Directiesecretaresse voor de Adjunct-Directeur Veiligheid en vervangend voor Directeur Veiligheid. Ik zorg voor een geordende agenda en bijgewerkte mailbox om de leidinggevenden te ontzorgen zodat zij zich kunnen focussen op het verwezenlijken van de taakstellingen van het bestuur. Buiten agenda- en mailboxbeheer verwerk ik ook financiën en bewaak ik de toegewezen budgetten, houd ik een toeziend oog op de HR-zaken, en attendeer ik waar nodig de leidinggevenden op deadlines in de financiële- en bestuurlijke besluitvormingssystemen. Ook vertegenwoordig ik de directie bij facilitaire- , BHV- en ICT gerelateerde overleggen. De inkomende fysieke en digitale post verwerk ik en attendeer ik de betrokken collega’s op. Het coördineren van facilitaire zaken als kantoorvoorzieningen, relatiegeschenken, en lief- en leed geschenken houd ik mij mee bezig en voorzie ik tijdig van voldoende voorraad. Ook verzorg ik de boekingen voor dienstreizen evenals alle administratie ervoor en erna om achteraf een volledig dossier te hebben.

Naast mijn werk als directiesecretaresse ben ik ook de ondersteuner voor de gezagsdriehoek. Ik doe administratieve en lichtelijk inhoudelijke ondersteuning voor de overleggen van de gezagsdriehoek Rotterdam. Mijn werkzaamheden bestaan uit vergaderstukken opmaken en opvragen, deadlines stellen en hier streng op toezien, de jaarplanning bijhouden en verzoeken om agendapunten te agenderen afstemmen, facilitaire zaken regelen.

Secretaresse van de teams en teamleiders DBO en Strategie bij Directie Veiligheid. De werkzaamheden bestaan uit financiële, personele en agenda technische ondersteuning evenals notuleren en administratieve en inhoudelijk ondersteuning bij WOO-verzoeken.