Esther

Als Executive Assistant was ik de rechterhand van de Regional Manager en werkte ik zelfstandig binnen een breed en afwisselend takenpakket. Ik zorgde voor structuur en overzicht, coördineerde interne en externe processen en was betrokken bij o.a. facilitaire zaken, verzekeringen, arbo, wagenpark en communicatie. Verbindende schakel in de organisatie en actief bijgedragen bij aan het soepel laten verlopen én verbeteren van de dagelijkse operatie. Verbeterprocessen voorstellen en helpen doorvoeren, procedures opstellen, signaleren knelpunten, meedenken over beleid. Als HR Adviseur was ik verantwoordelijk voor de operatonele gang van zaken (dossierbeheer, recruitment, verzuimbegeleiding) tot tactisch en strategisch niveau (meerjarenplanning, work-life balance, medewerkerstevredenheid, invoeren jaargesprekken, erkend leerbedrijf) In mijn rol van Business Support was ik verantwoordelijk voor o.a. het organiseren van relatiedagen, events, sleutelbeheer, mobiele telefonie, sleutelplan, alarmsystemen, verzekeringen en wagenpark. Opstellen en redigeren van teksten, vertalen van directiestukken en marketingmateriaal Hieronder een uitgebreid overzicht van mijn taken en verantwoordelijkheden: Taken en verantwoordelijkheden Opgeleid preventiemedewerker en Arbo-coördinator. Zelfstandig uitvoeren RI&E, opstellen plan van aanpak op en zorgen voor de opvolging van de acties. Onderhouden van contact met externe partijen waar nodig. Coördineren BHV-ers. HR Adviseur in brede zin: contractbeheer, beheer personeelsdossiers, coachen leidinggevenden, beantwoorden van HR-gerelateerde vragen uit de organisatie, beheer personeelshandboek, verzuimbegeleiding (incl. Wet Poortwachter), recruitment, interviews en onderhandelingen. Toezien op jaarlijkse gesprekken en follow-up actiepunten. Doorvoeren van verbeteringen in processen en procedures. Beheer van het wagenpark, inclusief toezicht houden op uitvoering procedure, onderhandelen, advies, registratie, planning en communicatie met leveranciers, (general) managers en medewerkers. Adviseren over en bijhouden van verzekeringsdossiers (m.u.v. personeelsverzekeringen) en aanleveren verplichte informatie, overleg verzekeringsmaatschappijen, afhandelen schades, contactpersoon bij verplichte inspecties gebouwen. Zelfstandig afhandelen van ad-hocvragen vanuit de organisatie, variërend van praktische ondersteuning tot afstemming met management of externe partijen (soms op tactisch of strategisch niveau). Organisatiesensitief functioneren. Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe communicatie waaronder ook commerciële calls, inclusief actieve follow-up. Daarbij ook het beheren en opvolgen van de mailboxen customercare@yesss en info@yesss. Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief reisarrangementen, zowel in binnen- als buitenland. Dit geldt ook voor periodiek terugkerend (intern) overleg en aanwezigheidsregistratie hiervan. Beheren en bewaken van de agenda, alsook het medebeheren van de mailbox van de directieleden (in samenwerking met assistants in Engeland, Duitsland en Frankrijk Namens directie accorderen van facturen, investeringsaanvragen, declaraties procedurele aanvraagformulieren en verlof. Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen. Verzorgen van in- en externe correspondentie en rapportages, zowel zelfstandig als in overleg. Tevens vertalen en redigeren van teksten voor Marketing en IT. Coördineren en zowel op verzoek als zelfstandig verzorgen van informatie tussen de directie en andere afdelingen Coördineren en uitvoeren van facilitaire zaken (in samenwerking met externe partijen) waaronder het beheren van het sleutelplan, alarmsysteem filialen en kantoren, inclusief het toekennen van rechten Ondersteunen bij projecten, deadlines en prioriteitenbeheer. Signaleren van knelpunten en kansen in operationele processen. Organiseren van relatiedagen en personeelsuitjes.

Als assistente zorgdragen voor de ondersteuning van de CEO en CFO: organiseren meetings (incl. RvB en RvC), notuleren, correspondentie, organiseren recepties en bijeenkomsten Rechterhand van de Director HR: alle voorkomende taken

Aangezien mijn verdere ervaring best ver in het verleden ligt, heb ik hieronder een samenvatting opgenomen van mijn werkzaamheden. Rechterhand van directie, PA-/officemanager-taken op directieniveau Allround HR-ervaring: van operationeel tot strategisch, inclusief adviseren aan directie, leidinggevenden en medewerkers Verzuimbegeleiding (Wet Poortwachter), loopbaanontwikkeling, opstellen personeelsbeleid Coördinatie en uitvoering RI&E, Arbo en preventiebeleid, vertrouwenspersoon Coaching en begeleiding van collega’s HR & Marketing Procesoptimalisatie en implementatie HR-procedures Communicatie intern & extern, tekstproductie en redactie Wagenparkbeheer, verzekeringen en facilitair aansturing Eventorganisatie en internationaal meeting support