Kim

Het coördineren van de werkvloer. Aanspreekpunt voor gasten en zorgen voor klanttevredenheid. Kwaliteitsbewaking. Personeel aansturen en opleiden. Social Media content en marketing.

Zorgen voor een nette en klantvriendelijke ontvangst van bezoekers. Aannemen van inkomende telefoongesprekken. Het doen van de eerste uitvraag en vervolgens doorverbinden naar de juiste persoon. Gereedmaken van (vergader) ruimtes en het representatief houden van kantoor/ (vergader) ruimtes/ koffiecorner. Financiële administratie, zoals het verwerken van betalingen, beheren van kasstromen, uitvoeren van incasso`s en relatiebeheer. Agendabeheer medewerkers en/of (vergader) ruimtes. Beheer algemene e-mailbox, afhandelen van de inkomende/uitgaande post, voorraadbeheer en het verwerken van bestellingen. Opstellen van facturen en verantwoordelijk voor de klantenportefeuille m.b.t. de ouderdom. Organiseren van vergaderingen en personeelsbijeenkomsten. Notuleren en verspreiden van de notulen. Beheer van sociale media en website.

Verantwoordelijk voor het voorbereiden, begeleiden en coördineren van openbare verlichting projecten en onderhoudscontracten. Taken: offertetrajecten, het voorbereidingstraject (o.a. materiaal bestellingen), het opstellen van werkbegroting, het bijhouden van het OVL beheerssysteem.

Zowel telefonisch als per e-mail het correct verwerken van storingen, offerte-aanvragen, opdrachten, informatieverzoeken en statusverzoeken. Beoordelen welke monteur en/of onderaannemer aangestuurd dient te worden. Administratief afhandelen van meldingen in het systeem. Omboeken van facturaties. Vraagbaak voor collega’s om hen zo veel mogelijk te ondersteunen en adviseren met betrekking tot het afhandelen van verzoeken van klanten. Het administratief bijwerken van de status van opdrachten in het klantportaal. Uitzoeken en bestellen van materiaal voor monteurs. Levering van materialen monitoren en status hier van opvragen bij leverancier (ook terugkoppelen naar de klant. Retourorders aanmaken voor verkeerd bestelde/geleverde materialen. Opnameformulieren beoordelen en in behandeling nemen. Het tijdig en juist uitvoeren van werkzaamheden KPI’s. Statusaanvragen behandelen en beantwoorden. Administratief verwerking storingsdienst buiten werktijd. Status bijwerken en afmelden in klantportalen. Status van werkorders beheren in Acto.