Kim

Administratieve ondersteuning Voorbeelden: verwerken van administratie; gegevens invoeren; documenten opmaken; offertes voorbereiden; facturen voorbereiden/verwerken; bestanden structureren; digitale archivering; mailboxbeheer; administratieve controles. Planning & organisatie Bijvoorbeeld: agenda beheren; afspraken inplannen; planningen maken; werkzaamheden opvolgen; deadlines bewaken; projectondersteuning; voorbereiden van vergaderingen; actielijsten bijhouden. Communicatie Bijvoorbeeld: e-mails opstellen; klantcontact; leverancierscontact; opvolgen van aanvragen; beantwoorden en structureren van e-mail; communicatie rondom afspraken en planning. Social media Bijvoorbeeld: contentplanning; berichten voorbereiden; captions schrijven; posts inplannen; eenvoudige contentcreatie; socialmedia-agenda bijhouden; trends signaleren. Creatieve ondersteuning Bijvoorbeeld: eenvoudige ontwerpen; socialmediaposts; flyers; presentaties; documenten; Canva-werkzaamheden; visuele ondersteuning van marketing.

Zorgen voor een nette en klantvriendelijke ontvangst van bezoekers. Aannemen van inkomende telefoongesprekken. Het doen van de eerste uitvraag en vervolgens doorverbinden naar de juiste persoon. Gereedmaken van (vergader) ruimtes en het representatief houden van kantoor/ (vergader) ruimtes/ koffiecorner. Financiële administratie, zoals het verwerken van betalingen, beheren van kasstromen, uitvoeren van incasso`s en relatiebeheer. Agendabeheer medewerkers en/of (vergader) ruimtes. Beheer algemene e-mailbox, afhandelen van de inkomende/uitgaande post, voorraadbeheer en het verwerken van bestellingen. Opstellen van facturen en verantwoordelijk voor de klantenportefeuille m.b.t. de ouderdom. Organiseren van vergaderingen en personeelsbijeenkomsten. Notuleren en verspreiden van de notulen. Beheer van sociale media en website.

Verantwoordelijk voor het voorbereiden, begeleiden en coördineren van openbare verlichting projecten en onderhoudscontracten. Taken: offertetrajecten, het voorbereidingstraject (o.a. materiaal bestellingen), het opstellen van werkbegroting, het bijhouden van het OVL beheerssysteem en het onderhouden en opbouwen van klantcontact

Verwerken van declaraties. Betalen van verkoopfacturen. Verwerken van de loonadministratie. Beheren en verwerken van kasgeld. Voeren van de administratie. Versturen van betalingsherinneringen. Controleren van geldstromen. Voeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Het betalen van verkoopfacturen. Versturen van betalingsherinneringen. Controleren van geldstromen. Ondersteunen bij de maand- en jaarafsluiting.

Afspraken inplannen voor cliënten met de psychiater voor medische keuringen of keuringen naar aanleiding van mededelingen van de politie. Laboratoriumformulieren opstellen voor bloed- en/of urineonderzoek voor cliënt. Laboratoriumuitslagen verwerken. Dossiers opstellen. Vragen van cliënten per e-mail en telefoon beantwoorden.

Zowel telefonisch als per e-mail het correct verwerken van storingen, offerteaanvragen, opdrachten, informatieverzoeken en statusverzoeken. Beoordelen welke monteur en/of onderaannemer aangestuurd dient te worden. Administratief afhandelen van meldingen in het systeem. Omboeken van facturaties. Vraagbaak voor collega’s om hen zo veel mogelijk te ondersteunen en adviseren met betrekking tot het afhandelen van verzoeken van klanten. Het administratief bijwerken van de status van opdrachten in het klantportaal. Uitzoeken en bestellen van materiaal voor monteurs. Levering van materialen monitoren en status hier van opvragen bij leverancier (ook terugkoppelen naar de klant. Retourorders aanmaken voor verkeerd bestelde/geleverde materialen. Opnameformulieren beoordelen en in behandeling nemen. Het tijdig en juist uitvoeren van werkzaamheden KPI’s. Statusaanvragen behandelen en beantwoorden. Administratief verwerking storingsdienst buiten werktijd. Status bijwerken en afmelden in klantportalen. Status van werkorders beheren in Acto.