Power BI specialist voor zorginstelling

Geachte heer/mevrouw,

Namens onze zorginstelling ontvang ik graag een  gespecificeerde offerte voor het ontwikkelen/inrichten van een management-, compliance- en planningdashboard dat automatisch gegevens ontvangt uit ons huidige systeem De Thuiszorgplanner.

Wij zijn een gecontracteerde Wmo-zorgaanbieder en gebruiken De Thuiszorgplanner als primair operationeel systeem. Wij willen De Thuiszorgplanner niet vervangen.

Ons belangrijkste uitgangspunt is:

Gegevens die al in De Thuiszorgplanner aanwezig zijn, mogen niet opnieuw handmatig in een tweede systeem hoeven te worden ingevoerd.

De oplossing moet deze gegevens daarom via een beschikbare API, automatische export, databasekoppeling of andere geschikte technische koppeling ophalen en verwerken.

1. Eerst technische haalbaarheid vaststellen

Voordat met ontwikkeling wordt gestart, willen wij dat u vaststelt welke gegevens daadwerkelijk automatisch uit De Thuiszorgplanner kunnen worden ontsloten.

Wij ontvangen graag afzonderlijk de prijs voor deze technische inventarisatie/Proof of Concept.

Hierbij willen wij minimaal antwoord op:

• welke API/export/koppelmogelijkheid beschikbaar is;
• welke gegevens beschikbaar zijn;
• hoe vaak gegevens kunnen worden gesynchroniseerd;
• of historische gegevens beschikbaar zijn;
• of wijzigingshistorie/audittrail beschikbaar is;
• of alleen uitlezen of ook terugschrijven mogelijk is;
• welke eventuele beperkingen vanuit De Thuiszorgplanner bestaan.

Wij willen geen volledige ontwikkelopdracht aangaan voordat is vastgesteld dat de noodzakelijke gegevens technisch beschikbaar zijn.

2. Personeel en compliance

Wij willen per medewerker/ZZP'er automatisch kunnen zien of het dossier compleet is.

Onder andere:

VOG, arbeidsovereenkomst/overeenkomst, functieomschrijving, diploma's/kwalificaties, verplichte scholing, verzekeringsdocumenten indien van toepassing, legitimatiecontrole, kwaliteitscontrole, functionerings-/ontwikkelgesprek en jaarlijkse evaluatie.

Per onderdeel willen wij minimaal:

compleet / ontbreekt / verloopt binnenkort / verlopen

kunnen registreren of automatisch bepalen.

Daarnaast willen wij datum, eventuele vervaldatum, verantwoordelijke medewerker en datum van controle kunnen vastleggen.

Indien een verplicht onderdeel ontbreekt dat noodzakelijk is voor inzet, willen wij een duidelijke waarschuwing NIET INZETBAAR kunnen tonen.

3. Cliëntcompliance

Ook cliëntdossiers moeten automatisch gecontroleerd kunnen worden.

Denk aan:

beschikking/indicatie, ondersteuningsplan, ondertekend OP retour, intake, zorgovereenkomst, evaluatie, risico-inventarisatie, ZRM, ARBO, MIX indien van toepassing en herindicatie.

Het dashboard moet laten zien:

compleet / ontbreekt / verloopt binnenkort / verlopen.

Wij willen onder andere kunnen filteren op gemeente, cliënt, team, status, verantwoordelijke en periode.

4. Signalering én opvolging

Alleen een waarschuwing tonen is voor ons onvoldoende.

Wij willen waar mogelijk de volgende workflow:

signalering/afwijking → verantwoordelijke → actie → deadline → gereedmelding → controle → afsluiting.

Achteraf moet zichtbaar zijn:

wie → wat → wanneer → heeft uitgevoerd/gecontroleerd.

5. Planning en continuïteit

Uit De Thuiszorgplanner willen wij automatisch managementinformatie verkrijgen over onder andere:

• totaal aantal planblokken;
• gepland;
• openstaand;
• gewijzigd;
• verplaatst;
• geannuleerd;
• geleverd;
• niet geleverd;
• vervanging noodzakelijk;
• vervanging aangeboden;
• vervanging succesvol;
• openstaande acties.

Deze informatie moet per dag, week, maand, kwartaal en zelfgekozen periode beschikbaar zijn.

6. Niet-geleverde ondersteuning

Bij niet-geleverde ondersteuning willen wij kunnen analyseren waarom deze niet is geleverd.

Wij willen onderscheid maken tussen:

Oorzaak oorspronkelijke uitval

bijvoorbeeld medewerker ziek, cliënt opgenomen, cliënt afwezig, medewerker vakantie, geen medewerker beschikbaar enzovoort.

En afzonderlijk:

Vervolgactie/resultaat

bijvoorbeeld vervanging aangeboden, vervanging geaccepteerd, vervanging geweigerd, geen vervanging beschikbaar enzovoort.

Dit onderscheid is belangrijk omdat we anders niet kunnen beoordelen wat de oorspronkelijke oorzaak was en wat Planning vervolgens heeft gedaan. Dit is ook zo uitgewerkt in ons interne dashboardvoorstel.

7. Activiteit per planner

Per planner willen wij kunnen zien:

aantal cliënten onder beheer, medewerkers onder beheer, planblokken, wijzigingen, verplaatsingen, annuleringen, vervangingen, succesvolle vervangingen, openstaande blokken, geleverde/niet-geleverde ondersteuning en openstaande acties.

Wij willen kunnen doorklikken naar de onderliggende cliënt/planblokken.

Wij willen planners hiermee niet simpelweg beoordelen op het aantal wijzigingen. De onderliggende oorzaak en werkvoorraad moeten zichtbaar blijven. Ons bestaande voorstel vraagt daarom ook om een herleidbare audittrail van wijzigingen.

8. Productie

Wij willen de volgende keten inzichtelijk maken:

geïndiceerd/beschikbaar → gepland → geleverd → declarabel.

Zowel organisatiebreed als per gemeente, product/zorgfunctie, team en planner.

We willen kunnen doorklikken om bijvoorbeeld te onderzoeken:

Waarom zijn geïndiceerde uren niet gepland?

Waarom zijn geplande uren niet geleverd?

Waarom zijn geleverde uren niet declarabel?

Dit onderdeel is reeds als gewenste productieketen in ons functionele voorstel vastgelegd.

9. Filters

Minimaal:

periode / gemeente / zorgfunctie of product / planner / team of wijk / medewerker / cliënt / status.

Periode minimaal:

vandaag / gisteren / deze week / vorige week / maand / kwartaal / jaar / zelfgekozen datumbereik.

Deze filterstructuur is ook onderdeel van onze huidige functionele specificatie.

10. Export

Overzichten moeten waar mogelijk exporteerbaar zijn naar Excel en/of PDF en geschikt zijn voor management- en kwaliteitscontroles.

11. Gefaseerde offerte

Wij willen nadrukkelijk geen open-eindeproject op nacalculatie.

Wij verzoeken u daarom de offerte op te delen in:

Fase 0 – Technische haalbaarheid / Proof of ConceptOnderzoek koppeling met De Thuiszorgplanner en aantonen dat gegevens daadwerkelijk automatisch opgehaald kunnen worden.

Fase 1 – BasisdashboardAutomatische datakoppeling + centrale datalaag + eerste werkende managementrapportage.

Fase 2 – CompliancePersoneels- en cliëntdossiers, ontbrekende/verlopende onderdelen, signaleringen en filters.

Fase 3 – Planning & ProductiePlanning, levering, uitval, vervanging, planneractiviteit en productie.

Fase 4 – Workflow en automatiseringTaken, verantwoordelijken, deadlines, escalaties, controles, gereedmelding en eventuele blokkades.

Wij willen na iedere fase zelf kunnen besluiten of wij opdracht geven voor de volgende fase.

12. Wat wij in uw offerte terug willen zien

Wij verzoeken u per fase duidelijk te vermelden:

Vaste prijs inclusief btw/exclusief btwAantal begrote urenUurtarief voor eventueel aanvullend werkExacte functionaliteiten die zijn inbegrepenWat expliciet niet is inbegrepenTechnische aannamesAfhankelijkheden van De ThuiszorgplannerVerwachte doorlooptijdOpleverdatumTest- en acceptatieprocedureDocumentatie inbegrepen ja/neeTraining inbegrepen ja/neeHostingkostenLicentiekostenPower BI/Microsoft-licenties indien van toepassingDatabase/cloudkostenOnderhoudskostenSupportkostenKosten voor toekomstige wijzigingenEventuele eenmalige aansluit-/implementatiekosten

13. Geen onverwacht meerwerk

Voor ons inteslling is budgetbeheersing belangrijk.

Wij verzoeken daarom de volgende afspraak expliciet in de offerte op te nemen:

Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope mogen uitsluitend als meerwerk worden uitgevoerd na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door CZW van de werkzaamheden, benodigde uren en totale meerprijs. Zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring worden geen aanvullende kosten in rekening gebracht.

Indien tijdens de ontwikkeling blijkt dat een onderdeel technisch niet mogelijk is vanwege beperkingen van De Thuiszorgplanner, willen wij eerst geïnformeerd worden voordat aanvullende werkzaamheden of kosten ontstaan.

14. Eigendom en afhankelijkheid leverancier

Wij ontvangen ook graag duidelijkheid over:

• wie eigenaar wordt van de ontwikkelde software/code;
• wie eigenaar blijft van onze data;
• waar onze gegevens worden opgeslagen;
• hoe back-ups zijn geregeld;
• hoe AVG/informatiebeveiliging wordt geregeld;
• of een verwerkersovereenkomst nodig is;
• of wij bij beëindiging onze gegevens volledig kunnen exporteren;
• of een andere ontwikkelaar het systeem later kan overnemen;
• of documentatie en broncode beschikbaar zijn;
• welke onderdelen afhankelijk blijven van uw organisatie.

Wij willen voorkomen dat we na ontwikkeling volledig afhankelijk wordt van één leverancier voor iedere kleine wijziging.

15. Acceptatie

Wij beschouwen een onderdeel pas als opgeleverd nadat:

1. de afgesproken koppeling functioneert;
2. de afgesproken gegevens automatisch worden opgehaald;
3. berekeningen aantoonbaar juist zijn;
4. filters functioneren;
5. afgesproken doorklikmogelijkheden functioneren;
6. autorisaties functioneren;
7. export functioneert waar overeengekomen;
8. De opdrachtgver de functionaliteit heeft kunnen testen en accepteren.

Gewenste eerste stap

Wij ontvangen graag eerst een offerte voor Fase 0 en Fase 1, met daarnaast een indicatieve raming voor Fase 2 t/m 4.

Daarmee kunnen wij eerst tegen beperkte kosten aantonen dat de technische koppeling met De Thuiszorgplanner daadwerkelijk werkt.

Ons uitgangspunt is nadrukkelijk:

eerst aantonen dat de data automatisch beschikbaar is → daarna gefaseerd verder ontwikkelen.

Wij ontvangen graag uw voorstel inclusief vaste prijs, planning en eventuele informatie die u nog van ons of De Thuiszorgplanner nodig heeft om tot een definitieve offerte te komen.