Freelance ondersteuning financiële administratie en office support

Voor Encore, een Digital Agency in Horst, zoeken we een ervaren freelancer die ons structureel enkele uren per week ondersteunt bij onze financiële en administratieve werkzaamheden.

Het gaat nadrukkelijk niet om het volledig uitbesteden van onze administratie. We zoeken iemand die als vaste ondersteuner met ons samenwerkt, onze organisatie en werkwijze leert kennen en zelfstandig werkzaamheden oppakt.

De focus ligt in eerste instantie op de financiële administratie. De werkzaamheden bestaan naar verwachting onder andere uit:

• verwerken en controleren van inkoopfacturen;
• verzorgen en controleren van verkoopfacturatie;
• bijhouden en controleren van de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• administratieve controle en opvolging;
• overige voorkomende financieel-administratieve werkzaamheden.

Daarnaast zou het mooi zijn wanneer je werkzaamheden rondom de salarisadministratie kunt uitvoeren of voorbereiden. Denk bijvoorbeeld aan:

• verzamelen en verwerken van maandelijkse mutaties;
• bijhouden van personeelsgegevens;
• controleren van loonstroken;
• verwerken van verlof, ziekte en andere mutaties;
• afstemming met onze salarisverwerker.

Het volledig zelfstandig verzorgen van de salarisadministratie is een pré, maar geen harde eis.

We gaan binnenkort werken met een nieuw projectmanagement- en CRM-systeem. Hierdoor ontstaan mogelijk ook aanvullende administratieve werkzaamheden, zoals:

• controleren en verwerken van projectgegevens;
• ondersteunen bij facturatie vanuit projecten;
• administratieve verwerking van offertes;
• bewaken of projecten, uren, offertes en facturen administratief goed zijn vastgelegd;
• meedenken over een praktische administratieve werkwijze binnen het nieuwe systeem.

Afhankelijk van ervaring, beschikbare tijd en wederzijdse aansluiting kunnen daar eventueel nog enkele algemene office-management- of organisatorische taken bij komen.

We denken voorlopig aan circa 4 tot 8 uur per week. Onze voorkeur gaat uit naar een vast dagdeel en een structurele samenwerking voor langere tijd.

De werkzaamheden vinden bij voorkeur regelmatig op ons kantoor in Horst plaats. Een combinatie van werken op locatie en op afstand is bespreekbaar. Volledig werken op afstand heeft niet onze eerste voorkeur.

We zoeken iemand die:

• zelfstandig en nauwkeurig werkt;
• ervaring heeft met financiële administratie;
• praktisch meedenkt over processen;
• zich voor langere tijd aan onze organisatie wil verbinden;
• bij voorkeur ook ervaring heeft met salaris- of personeelsadministratie;
• bij voorkeur ervaring heeft met projectadministratie, facturatie of CRM-systemen.

In een reactie horen we graag:

• welke van de genoemde werkzaamheden bij je ervaring aansluiten;
• welke salarisadministratieve taken je zelfstandig kunt uitvoeren;
• of je regelmatig op locatie in Horst kunt werken;
• je huidige beschikbaarheid;
• je gewenste minimale inzet;
• je uurtarief;
• hoe je omgaat met reistijd en reiskosten;
• met welke financiële, salaris-, projectmanagement-systemen je ervaring hebt.