Office Support Medewerker

De focus ligt op het analyseren en optimaliseren van bestaande werkwijzen binnen Office Support, zoals receptiediensten, kantoorvoorzieningen, reismanagement (hotel- en vluchtboekingen) en andere ondersteunende processen. Het doel is om meer structuur, efficiëntie en continuïteit binnen deze werkzaamheden te creëren.

De interim professional fungeert als verbeteraar en organisator: iemand die processen niet alleen uitvoert, maar deze vooral kritisch evalueert, herontwerpt, documenteert en praktische verbeteringen implementeert. Dit omvat ook het opstellen en actualiseren van werkinstructies, het verbeteren van de samenwerking met leveranciers en het optimaliseren van interne informatie- en documentstromen (inclusief SharePoint).

Waar nodig biedt de rol ook operationele ondersteuning om inzicht te behouden in de dagelijkse praktijk. De nadruk ligt echter duidelijk op het structureren, optimaliseren en professionaliseren van de bestaande Office Support-omgeving.

• Structureren en optimaliseren van Office Support- en secretariële processen
• Opstellen, herschrijven en documenteren van procesbeschrijvingen (o.a. reizen, hotel- en vluchtboekingen)
• Actualiseren en uitbreiden van het secretariële/office handboek
• Structureren en optimaliseren van SharePoint en documentopslag
• In kaart brengen van leveranciers en contactpersonen; actief verzamelen van ontbrekende informatie waar nodig
• Actualiseren van contactlijsten en meedenken over back-up leveranciers/partners
• Bijdragen aan de inrichting, contacten en borging van de BHV-structuur (Bedrijfshulpverlening)
• Opzetten en onderhouden van een jaarlijkse officekalender (inclusief actieplanning)
• Afstemmen met de opdrachtgever over prioriteiten en richting van de opdracht
• Indien nodig ondersteunen bij receptiewerkzaamheden en dagelijkse operationele taken (om verbonden te blijven met de organisatie)

• Heldere, overdraagbare en goed gedocumenteerde Office Support-processen
• Een actueel secretarieel/office handboek
• Een gestructureerde en goed ingerichte SharePoint- en documentomgeving
• Geactualiseerde leveranciers- en contactlijsten, inclusief back-up opties
• Verbeterde structuur en continuïteit binnen Office Support
• Een Office Support-jaarplanning met duidelijke actiepunten

• Aantoonbare ervaring in Office Support of een secretariële functie
• Sterke organisatorische en procesgerichte vaardigheden
• Goede kennis van SharePoint en MS Office-toepassingen
• Zelfstandig, proactief en sterke communicatieve vaardigheden
• Hands-on mentaliteit en flexibele inzetbaarheid
• Professioneel niveau van zowel Engels als Nederlands