Management Assistant / Bestuursondersteuning -16 - 24 uur

Voor een maatschappelijke organisatie zoeken wij een ervaren, zelfstandige en proactieve Management Assistant Bestuurdersondersteuning. Je vormt de organisatorische en secretariële spil rondom het bestuur. Je ontzorgt de bestuurders proactief, bewaakt de planning en zorgt voor een vlekkeloze communicatie met zowel interne teams als externe (maatschappelijke) stakeholders. Zo draag je direct bij aan de maatschappelijke missie van de organisatie door rust, structuur en overzicht te creëren.

Je valt onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur en wordt functioneel aangestuurd door de Bestuurssecretaris/Projectcoördinator. Je ziet wat nodig is, pakt werkzaamheden uit eigen beweging op en koppelt terug.

Wat ga je doen:

Agenda- en relatiebeheer

• Complex agendabeheer: proactief plannen, prioriteren en structureren van de agenda van de bestuurders
• Eerste aanspreekpunt: filteren en afhandelen van inkomende telefoongesprekken, e-mails en post
• Stakeholdermanagement: gastvrij ontvangen en te woord staan van externe relaties (zoals subsidiegevers, partners, overheden en cliëntenraden)

Vergaderorganisatie en verslaglegging

• Organiseren van bestuursvergaderingen, MT-overleggen en bijeenkomsten met de Raad van Toezicht
• Tijdig verzamelen, controleren en verspreiden van vergaderstukken en agenda's
• Accuraat notuleren, besluitenlijsten opstellen en actiepunten proactief bewaken

Informatievoorziening en projectondersteuning

• Up-to-date houden van (digitale) bestuursarchieven en documentbeheersystemen
• Zelfstandig opstellen van conceptbrieven, memo's en interne aankondigingen
• Secretariële en organisatorische ondersteuning bij lopende maatschappelijke projecten en evenementen

Wat vragen we:

• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol (ervaring binnen non-profit, zorg, welzijn of de publieke sector is een pré)
• Mbo+/Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding in de richting van Management Assistent, Directiesecretaresse of Office Management
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Word, Teams, PowerPoint) en handigheid met digitale vergadersystemen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Organisatietalent: een planner die altijd drie stappen vooruitdenkt
• Affiniteit met de missie en doelgroep van de organisatie
• Discreet en integer in de omgang met vertrouwelijke en politiek-gevoelige informatie
• Communicatief sterk, mondeling en schriftelijk
• Stressbestendig: kalm blijven en effectief prioriteren in een dynamische omgeving

Details:

1. Uurtarief: in overleg. Kandidaten doen zelf een voorstel (binnen redelijkheid); de selectie vindt plaats op basis van geschiktheid in combinatie met uurtarief
2. Aantal uren: 16-24 uur per week
3. Startdatum: medio oktober 2026
4. Uitvoering: grotendeels remote (vrijwel alles verloopt digitaal). Vaste aanwezigheid op kantoor op woensdagochtend van circa 9.00 tot 12.00 uur (starttijd flexibel, bijvoorbeeld 9.15 uur). Vaste digitale bestuursvergadering op woensdagavond van 20.00 tot 21.30 uur, deze kan niet verschuiven. Incidenteel een dag in het weekend of 's avonds, altijd in overleg
5. Expertisegebied: Management Assistant / Bestuursondersteuning

Duur van de opdracht: in eerste instantie tot eind maart 2027, met optie tot verlenging tot eind 2027, afhankelijk van de toekenning van een subsidieaanvraag en wederzijdse tevredenheid.

Herken jij jezelf in dit profiel en ben je beschikbaar? Reageer dan met je meest recente CV, een korte motivatie, je uurtarief en je beschikbaarheid. We nemen dan snel contact met je op.

.