Virtual Assistant / Operations ( ±35 u p/m, remote of kantoor)
-
CategorieAdministratie & Support
-
StatusOpen
-
Soort BudgetVaste Prijs
-
LocatieRemote
-
StartPer direct
-
Verwachte Duur12 Maanden
Opdracht Omschrijving
Wij zijn een sociale onderneming met meerdere bedrijven regio Eindhoven, waaronder Rabauw Craft Beer, Gij&Ik, DRUIV., TAS Specialty Coffee, Hellobier en Bierista. Wij bouwen aan groei en zoeken iemand die daarin meebeweegt. Geen standaard VA, maar iemand die structuur brengt, vooruitdenkt en ons als MT echt ontzorgt.
Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor rust, overzicht en continuïteit binnen onze organisatie.
Dagelijks / wekelijks:
- Beheer van algemene mailboxen (klantvragen, filtering, opvolging)
- Beheer van directie mailboxen: inbox structureren + concept replies voorbereiden
- Telefonische opvolging waar nodig (via BizziPhone / Bonnie)
- Verwerken en uitvoeren van betalingen (lonen, facturen, belastingen)
- Opstellen van een wekelijks financieel overzicht
- Verkoopfacturen opstellen en versturen
- Debiteurenbeheer (actief opvolgen)
Administratief / financieel:
- Accijnsaangifte
- Zorgfacturatie
- Statiegeldaangifte
- Declaraties verwerken
- Fooi-uitbetalingen
- Contact met boekhouder + stukken aanleveren
- Post verwerken en digitaliseren
HR (licht, maar belangrijk):
- Eerste aanspreekpunt voor medewerkers
- Ondersteuning bij verzuim en HR-vraagstukken
En het belangrijkste:
- Processen verbeteren en vastleggen
- Actief kansen signaleren om efficiënter te werken
- Meedenken over automatisering (bijv. met AI, Zapier, n8n, etc.)
Wie zoeken we?
We zoeken geen uitvoerder, maar iemand die eigenaarschap pakt.
- Zeer gestructureerd en overzichtelijk
- Stressbestendig (je kunt omgaan met veel kleine taken tegelijk)
- Proactief: je ziet werk liggen en pakt het op
- Sterk in communicatie (NL/EN, schriftelijk)
- Ervaring met administratie en financiële processen
- Ervaring met tools/automatisering (of sterke affiniteit)
- Ervaring als VA / operations assistant is een must
Pré:
- Ervaring met AI-tools en procesoptimalisatie
- Affiniteit met horeca
Wat bieden wij?
- Langdurige samenwerking binnen een groeiende organisatie
- Flexibele werklocatie: remote of (deels) op locatie in overleg
- Veel vrijheid en verantwoordelijkheid
- Direct schakelen met ondernemers / MT
- Ruimte om processen zelf in te richten en verbeteren
- Een rol waarin je écht impact maakt
Belangrijk
We zoeken iemand die:
- Niet alleen uitvoert, maar verbetert
- Snel schakelt en zelfstandig werkt
- Ons werk uit handen neemt in plaats van toevoegt
Interesse?
Stuur ons:
- Een korte motivatie
- Voorbeelden van vergelijkbaar werk
- Je uurtarief (en eventuele staffel bij meer uren)
- Tools/automatiseringen waar je ervaring mee hebt
Gevraagde Skills
Reacties
Omar
Mijn naam is Omar Almasri. Ik ben een resultaatgerichte professional die zich actief inzet om bij te dragen aan het succes van projecten en organisaties. Ik neem verantwoordelijkheid voor mijn werkzaamheden en denk proactief mee over het verbeteren van processen, efficiëntie en kwaliteit. Ik functioneer effectief in dynamische werkomgevingen en werk zowel zelfstandig als in teamverband doelgericht aan het behalen van gezamenlijke resultaten. In stressvolle situaties behoud ik het overzicht, blijf ik kalm en kom ik met praktische en passende oplossingen. Daarnaast beschik ik over sterke communicatieve en interculturele vaardigheden, waardoor ik prettig samenwerk met collega’s en verschillende teams. Ik draag graag bij aan een gestructureerde werkwijze en een professionele uitvoering van werkzaamheden.
Susanne
Ik ben Susanne Verwaijen - VeVA Support en ik help ambitieuze ondernemers om de regie over hun tijd terug te krijgen. Mijn doel? Zorgen dat jij je weer kunt focussen op de kern van je bedrijf, terwijl ik de achterkant vlekkeloos laat draaien. Wat ik voor je kan betekenen: Mijn diensten zijn maatwerk. We kijken samen naar jouw specifieke uitdagingen en stemmen mijn ondersteuning daar volledig op af. Denk bijvoorbeeld aan: Office Management HR Support Social media support Projectbegeleiding Waarom samenwerken met mij? Samen kijken naar de mogelijkheden: Of je nu 4 of 16 uur per maand ondersteuning nodig hebt; we bouwen een samenwerking die meegroeit met jouw ambities. Proactief & Betrokken: Ik zie werk liggen voordat jij het hoeft te vragen. Rust in je hoofd: Jij de visie, ik de uitvoering. Hoe gaan we te werk? Kennismaking: We bespreken waar jij de meeste druk ervaart. Maatwerkplan: Ik stel een pakket of werkwijze voor die precies aansluit bij jouw behoeften. Aan de slag: Ik neem de taken van je over en we houden korte lijntjes voor een optimaal resultaat. Klaar om weer te gaan ondernemen in plaats van alleen maar te 'regelen'? Stuur me een bericht voor een vrijblijvend (virtueel) kopje koffie!
Lydia
Hoi ik ben Lydia, Virtual Assistant en ik help jou met alle adminstratie- en backoffice taken. Met meer dan 15 jaar ervaring in management assitant en officesupport ondersteun ik ondernemers bij het creëren van rust, overzicht en structuur. Ik neem tijdrovende taken uit handen en zorg ik dat alles achter de schermen soepel verloopt. Waar ik je o.a. mee help: • Administratie en facturatie • Agenda- en e-mailbeheer • Planning en organisatie • Projectmatige ondersteuning • Structuur aanbrengen in processen Wat je van mij kunt verwachten: • Betrouwbaar en nauwkeurig • Proactief en meedenkend • Sterk in organiseren en structureren • Oog voor detail én overzicht Zo houd jij focus op je bedrijf, terwijl ik zorg dat de rest geregeld is. Benieuwd hoe ik jou kan ontzorgen? Laten we kennismaken. Groetjes, Lydia
Shirley
.
Reageer op deze Opdracht
Over de Opdrachtgever
