Virtual Assistant / Operations ( ±35 u p/m, remote of kantoor)

Wij zijn een sociale onderneming met meerdere bedrijven regio Eindhoven, waaronder Rabauw Craft Beer, Gij&Ik, DRUIV., TAS Specialty Coffee, Hellobier en Bierista. Wij bouwen aan groei en zoeken iemand die daarin meebeweegt. Geen standaard VA, maar iemand die structuur brengt, vooruitdenkt en ons als MT echt ontzorgt.

Wat ga je doen?

Je bent verantwoordelijk voor rust, overzicht en continuïteit binnen onze organisatie.

Dagelijks / wekelijks:

• Beheer van algemene mailboxen (klantvragen, filtering, opvolging)
• Beheer van directie mailboxen: inbox structureren + concept replies voorbereiden
• Telefonische opvolging waar nodig (via BizziPhone / Bonnie)
• Verwerken en uitvoeren van betalingen (lonen, facturen, belastingen)
• Opstellen van een wekelijks financieel overzicht
• Verkoopfacturen opstellen en versturen
• Debiteurenbeheer (actief opvolgen)

Administratief / financieel:

• Accijnsaangifte
• Zorgfacturatie
• Statiegeldaangifte
• Declaraties verwerken
• Fooi-uitbetalingen
• Contact met boekhouder + stukken aanleveren
• Post verwerken en digitaliseren

HR (licht, maar belangrijk):

• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers
• Ondersteuning bij verzuim en HR-vraagstukken

En het belangrijkste:

• Processen verbeteren en vastleggen
• Actief kansen signaleren om efficiënter te werken
• Meedenken over automatisering (bijv. met AI, Zapier, n8n, etc.)

Wie zoeken we?

We zoeken geen uitvoerder, maar iemand die eigenaarschap pakt.

• Zeer gestructureerd en overzichtelijk
• Stressbestendig (je kunt omgaan met veel kleine taken tegelijk)
• Proactief: je ziet werk liggen en pakt het op
• Sterk in communicatie (NL/EN, schriftelijk)
• Ervaring met administratie en financiële processen
• Ervaring met tools/automatisering (of sterke affiniteit)
• Ervaring als VA / operations assistant is een must

Pré:

• Ervaring met AI-tools en procesoptimalisatie
• Affiniteit met horeca

Wat bieden wij?

• Langdurige samenwerking binnen een groeiende organisatie
• Flexibele werklocatie: remote of (deels) op locatie in overleg
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid
• Direct schakelen met ondernemers / MT
• Ruimte om processen zelf in te richten en verbeteren
• Een rol waarin je écht impact maakt

Belangrijk

We zoeken iemand die:

• Niet alleen uitvoert, maar verbetert
• Snel schakelt en zelfstandig werkt
• Ons werk uit handen neemt in plaats van toevoegt

Interesse?

Stuur ons:

• Een korte motivatie
• Voorbeelden van vergelijkbaar werk
• Je uurtarief (en eventuele staffel bij meer uren)  
• Tools/automatiseringen waar je ervaring mee hebt