Virtual Assistant / Operations ( ±35 u p/m, remote of kantoor)
-
CategorieAdministratie & Support
-
StatusOpen
-
Soort BudgetVaste Prijs
-
LocatieRemote
-
StartPer direct
-
Verwachte Duur12 Maanden
Opdracht Omschrijving
Wij zijn een sociale onderneming met meerdere bedrijven regio Eindhoven, waaronder Rabauw Craft Beer, Gij&Ik, DRUIV., TAS Specialty Coffee, Hellobier en Bierista. Wij bouwen aan groei en zoeken iemand die daarin meebeweegt. Geen standaard VA, maar iemand die structuur brengt, vooruitdenkt en ons als MT echt ontzorgt.
Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor rust, overzicht en continuïteit binnen onze organisatie.
Dagelijks / wekelijks:
- Beheer van algemene mailboxen (klantvragen, filtering, opvolging)
- Beheer van directie mailboxen: inbox structureren + concept replies voorbereiden
- Telefonische opvolging waar nodig (via BizziPhone / Bonnie)
- Verwerken en uitvoeren van betalingen (lonen, facturen, belastingen)
- Opstellen van een wekelijks financieel overzicht
- Verkoopfacturen opstellen en versturen
- Debiteurenbeheer (actief opvolgen)
Administratief / financieel:
- Accijnsaangifte
- Zorgfacturatie
- Statiegeldaangifte
- Declaraties verwerken
- Fooi-uitbetalingen
- Contact met boekhouder + stukken aanleveren
- Post verwerken en digitaliseren
HR (licht, maar belangrijk):
- Eerste aanspreekpunt voor medewerkers
- Ondersteuning bij verzuim en HR-vraagstukken
En het belangrijkste:
- Processen verbeteren en vastleggen
- Actief kansen signaleren om efficiënter te werken
- Meedenken over automatisering (bijv. met AI, Zapier, n8n, etc.)
Wie zoeken we?
We zoeken geen uitvoerder, maar iemand die eigenaarschap pakt.
- Zeer gestructureerd en overzichtelijk
- Stressbestendig (je kunt omgaan met veel kleine taken tegelijk)
- Proactief: je ziet werk liggen en pakt het op
- Sterk in communicatie (NL/EN, schriftelijk)
- Ervaring met administratie en financiële processen
- Ervaring met tools/automatisering (of sterke affiniteit)
- Ervaring als VA / operations assistant is een must
Pré:
- Ervaring met AI-tools en procesoptimalisatie
- Affiniteit met horeca
Wat bieden wij?
- Langdurige samenwerking binnen een groeiende organisatie
- Flexibele werklocatie: remote of (deels) op locatie in overleg
- Veel vrijheid en verantwoordelijkheid
- Direct schakelen met ondernemers / MT
- Ruimte om processen zelf in te richten en verbeteren
- Een rol waarin je écht impact maakt
Belangrijk
We zoeken iemand die:
- Niet alleen uitvoert, maar verbetert
- Snel schakelt en zelfstandig werkt
- Ons werk uit handen neemt in plaats van toevoegt
Interesse?
Stuur ons:
- Een korte motivatie
- Voorbeelden van vergelijkbaar werk
- Je uurtarief (en eventuele staffel bij meer uren)
- Tools/automatiseringen waar je ervaring mee hebt
Gevraagde Skills
Reacties
Omar
Mijn naam is Omar Almasri. Ik ben een resultaatgerichte professional die zich actief inzet om bij te dragen aan het succes van projecten en organisaties. Ik neem verantwoordelijkheid voor mijn werkzaamheden en denk proactief mee over het verbeteren van processen, efficiëntie en kwaliteit. Ik functioneer effectief in dynamische werkomgevingen en werk zowel zelfstandig als in teamverband doelgericht aan het behalen van gezamenlijke resultaten. In stressvolle situaties behoud ik het overzicht, blijf ik kalm en kom ik met praktische en passende oplossingen. Daarnaast beschik ik over sterke communicatieve en interculturele vaardigheden, waardoor ik prettig samenwerk met collega’s en verschillende teams. Ik draag graag bij aan een gestructureerde werkwijze en een professionele uitvoering van werkzaamheden.
Susanne
Ik ben Susanne Verwaijen - VeVA Support en ik help ambitieuze ondernemers om de regie over hun tijd terug te krijgen. Mijn doel? Zorgen dat jij je weer kunt focussen op de kern van je bedrijf, terwijl ik de achterkant vlekkeloos laat draaien. Wat ik voor je kan betekenen: Mijn diensten zijn maatwerk. We kijken samen naar jouw specifieke uitdagingen en stemmen mijn ondersteuning daar volledig op af. Denk bijvoorbeeld aan: Office Management HR Support Social media support Projectbegeleiding Waarom samenwerken met mij? Samen kijken naar de mogelijkheden: Of je nu 4 of 16 uur per maand ondersteuning nodig hebt; we bouwen een samenwerking die meegroeit met jouw ambities. Proactief & Betrokken: Ik zie werk liggen voordat jij het hoeft te vragen. Rust in je hoofd: Jij de visie, ik de uitvoering. Hoe gaan we te werk? Kennismaking: We bespreken waar jij de meeste druk ervaart. Maatwerkplan: Ik stel een pakket of werkwijze voor die precies aansluit bij jouw behoeften. Aan de slag: Ik neem de taken van je over en we houden korte lijntjes voor een optimaal resultaat. Klaar om weer te gaan ondernemen in plaats van alleen maar te 'regelen'? Stuur me een bericht voor een vrijblijvend (virtueel) kopje koffie!
Lydia
Hoi ik ben Lydia, Virtual Assistant en ik help jou met alle adminstratie- en backoffice taken. Met meer dan 15 jaar ervaring in management assitant en officesupport ondersteun ik ondernemers bij het creëren van rust, overzicht en structuur. Ik neem tijdrovende taken uit handen en zorg ik dat alles achter de schermen soepel verloopt. Waar ik je o.a. mee help: • Administratie en facturatie • Agenda- en e-mailbeheer • Planning en organisatie • Projectmatige ondersteuning • Structuur aanbrengen in processen Wat je van mij kunt verwachten: • Betrouwbaar en nauwkeurig • Proactief en meedenkend • Sterk in organiseren en structureren • Oog voor detail én overzicht Zo houd jij focus op je bedrijf, terwijl ik zorg dat de rest geregeld is. Benieuwd hoe ik jou kan ontzorgen? Laten we kennismaken. Groetjes, Lydia
Shirley
.
Kimberly
Hoi! Ik ben Kim – een zelfstandige en betrokken ondernemer die bedrijven ondersteunt bij alles wat nodig is om hun dagelijkse werkzaamheden soepel te laten lopen. Of het nu gaat om planning, administratie, klantcontact, social media, of het organiseren van projecten: ik denk mee, neem werk uit handen en zorg dat dingen gewoon geregeld worden. Met mijn ervaring in marketing, e-commerce en operationele ondersteuning begrijp ik hoe belangrijk structuur én flexibiliteit zijn. Ik werk zelfstandig, maar communiceer helder en ben altijd gericht op resultaat. Klaar om weer rust en overzicht in je bedrijf te brengen? Laten we kennismaken!
Mirthe
Als Virtual Assistant (VA) ondersteun ik ondernemers en MKB’ers bij hun dagelijkse organisatie en communicatie. Ik neem taken over die veel tijd kosten of blijven liggen, zodat jij je kunt richten op je missie en passie, zonder verlies van kwaliteit, tempo of overzicht. Mijn ondersteuning levert vooral dit op: - 𝗠𝗲𝗲𝗿 𝘁𝗶𝗷𝗱 voor werkzaamheden die écht omzet of groei opleveren. - 𝗥𝘂𝘀𝘁 𝗲𝗻 𝗼𝘃𝗲𝗿𝘇𝗶𝗰𝗵𝘁, omdat je het niet allemaal alleen hoeft te doen. - 𝗠𝗶𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗳𝗿𝘂𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗲 door repetitief of saai werk uit te besteden. - 𝗠𝗲𝗲𝗿 𝗲𝗻𝗲𝗿𝗴𝗶𝗲, omdat jij in je kracht kunt staan en doet waar je goed in bent. - 𝗦𝘁𝗮𝗯𝗶𝗹𝗶𝘁𝗲𝗶𝘁, doordat de druk tijdelijk verdeeld kan worden in drukke periodes of bij projecten. Mijn werkzaamheden omvatten onder andere e-mailbeheer, planning, teksten schrijven en finetunen, administratieve ondersteuning en het coördineren van tijdelijke projecten. Ik werk graag zorgvuldig, helder en praktisch, met als doel het ondernemen voor jou makkelijker te maken.Ik geloof dat ondernemers het beste functioneren wanneer er ruimte is voor focus, creativiteit en strategie. Als VA hoop ik daaraan bij te kunnen dragen door alles op de achtergrond soepel te laten verlopen. Daar word ik dan weer blij van. Win-win! Meer informatie over 𝗧'𝗛𝗨𝗟𝗣, de diensten of mijzelf als jouw mogelijke partner? Neem een kijkje op mijn website of stuur me even een berichtje!
Reageer op deze Opdracht
Over de Opdrachtgever
